Tableau de bord
A l'aide de vos connaissances en langage SQL, vous allez réaliser un tableau de bord simple et efficace permettant de faire un suivi mensuel de la situation de l’entreprise Chez Paul (Boulangerie/Pâtisserie), en utilisant des requêtes SQL et un tableur (Excel, LibreOffice ou Google Sheets).
Si besoin, vous pouvez consulter le tutoriel Une base de données ? pour comprendre les bases de données relationnelles et le langage SQL, et le site officiel de Dolibarr pour plus d'informations sur ce PGI.
Notions théoriques
Le tableau de bord est un outil essentiel pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) de votre entreprise.
📌 Que signifie KPI ?
KPI est l'acronyme de Key Performance Indicator, qui se traduit en français par Indicateur Clé de Performance (ICP).
Un KPI de mesurer la performance d'une entreprise ou d'un projet par rapport à des objectifs spécifiques.
Exemples de KPI :
-
KPI commerciaux
- Chiffre d'affaires
- Taux de conversion
- Coût d'acquisition client
-
KPI financiers
- Marge brute
- Taux de rentabilité
- Besoin en fonds de roulement
-
KPI organisationnels
- Turnover
- Taux d'absentéisme
- Productivité par employé
Grâce à un tableau de bord bien conçu, vous pouvez :
- obtenir une vue d’ensemble de l’activité de l’entreprise,
- identifier les tendances et prendre des décisions éclairées.
Objectifs du tableau de bord
Le tableau de bord que nous allons créer aura pour objectif de suivre les indicateurs suivants :
- Chiffre d’affaires mensuel : Total des ventes réalisées chaque mois.
- Nombre de commandes : Nombre de commandes clients passées chaque mois.
- Dépenses mensuelles : Total des achats réalisés chaque mois.
- Marge brute : Différence entre le chiffre d’affaires et les coûts des produits vendus.
- Suivi des stocks : Évolution des stocks pour les produits clés.
- Suivi des paiements : Montant des paiements reçus et des paiements en attente.
Structure de la base de données Dolibarr
Dolibarr utilise une base de données relationnelle (MySQL ou MariaDB) pour stocker toutes les informations relatives aux ventes, achats, produits, clients, fournisseurs, etc.
Si la notion de base de données relationnelle vous est étrangère veuillez consulter le tutoriel "Une base de données ?".
Voici quelques tables clés qui seront utiles pour extraire les données nécessaires :
- llx_facture : Contient les informations sur les factures de vente.
- llx_commande : Contient les informations sur les commandes clients.
- llx_facture_fourn : Contient les informations sur les factures d’achat.
- llx_product : Contient les informations sur les produits.
- llx_stock_mouvement : Contient les mouvements de stock (entrées et sorties).
- llx_paiement_facture : Contient les informations sur les paiements des factures.
TP - Créer un tableau de bord pour "Chez Paul"
Dans ce TP, vous allez :
- extraire les données de la base de données Dolibarr à l’aide de requêtes SQL,
- puis les utiliser dans un tableur pour créer un tableau de bord mensuel.
Étape 1 : Extraction des données avec SQL
Vous allez utiliser des requêtes SQL pour extraire les données nécessaires à la création du tableau de bord.
Si vous ne connaissez pas le langage SQL, veuillez consulter le tutoriel "Une base de données ?".
1.1. Extraction du chiffre d’affaires mensuel
Le chiffre d’affaires correspond au total des montants des factures de vente. Voici une requête SQL pour extraire le chiffre d’affaires mensuel :
SELECT
YEAR(f.datef) AS annee,
MONTH(f.datef) AS mois,
SUM(f.total_ttc) AS chiffre_affaires
FROM
llx_facture f
WHERE
f.paye = 1 -- Factures payées
GROUP BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef)
ORDER BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef);
Cette requête vous donne le chiffre d’affaires total pour chaque mois, en ne prenant en compte que les factures payées.
1.2. Extraction du nombre de commandes par mois
Pour suivre le nombre de commandes clients passées chaque mois, vous pouvez utiliser la requête suivante :
SELECT
YEAR(c.date_commande) AS annee,
MONTH(c.date_commande) AS mois,
COUNT(c.rowid) AS nombre_commandes
FROM
llx_commande c
GROUP BY
YEAR(c.date_commande), MONTH(c.date_commande)
ORDER BY
YEAR(c.date_commande), MONTH(c.date_commande);
Cette requête vous donne le nombre total de commandes passées chaque mois.
1.3. Extraction des dépenses mensuelles
Les dépenses correspondent aux montants des factures d’achat. Voici une requête pour extraire les dépenses mensuelles :
SELECT
YEAR(f.datef) AS annee,
MONTH(f.datef) AS mois,
SUM(f.total_ttc) AS total_depenses
FROM
llx_facture_fourn f
WHERE
f.paye = 1 -- Factures payées
GROUP BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef)
ORDER BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef);
Cette requête vous donne le total des dépenses pour chaque mois, en ne prenant en compte que les factures d’achat payées.
1.4. Extraction de la marge brute
La marge brute est la différence entre le chiffre d’affaires et les coûts des produits vendus. Vous pouvez calculer la marge brute dans le tableur après avoir extrait les données du chiffre d’affaires et des dépenses.
1.5. Suivi des mouvements de stock
Pour suivre les mouvements de stock des produits clés, vous pouvez utiliser la requête suivante :
SELECT
p.ref AS reference_produit,
p.label AS nom_produit,
YEAR(m.datem) AS annee,
MONTH(m.datem) AS mois,
SUM(m.qty) AS quantite_mouvementee
FROM
llx_stock_mouvement m
JOIN
llx_product p ON m.fk_product = p.rowid
GROUP BY
p.ref, p.label, YEAR(m.datem), MONTH(m.datem)
ORDER BY
p.ref, YEAR(m.datem), MONTH(m.datem);
Cette requête vous donne les mouvements de stock (entrées et sorties) pour chaque produit, par mois.
Étape 2 : Création d'un graphique
Une fois que vous avez extrait les données à l’aide des requêtes SQL, vous allez les importer dans un tableur pour créer un tableau de bord visuel.
Créez des graphiques pour visualiser les données :
- Un graphique en barres pour le chiffre d’affaires mensuel.
- Un graphique en lignes pour le nombre de commandes.
- Un graphique en secteurs pour la répartition des dépenses par mois.
- Un graphique en lignes pour les mouvements de stock des produits clés.
Étape 3 : Calcul de la marge brute
Dans le tableur, vous pouvez calculer la marge brute en soustrayant les dépenses du chiffre d’affaires pour chaque mois.
-
Ajoutez une colonne "Marge brute" dans la feuille contenant les données du chiffre d’affaires et des dépenses.
-
Utilisez une formule simple pour calculer la marge brute pour chaque mois :
= [Chiffre d'affaires] - [Dépenses] -
Créez un graphique pour visualiser l’évolution de la marge brute au fil des mois.
Étape 4 : Suivi des paiements
Pour suivre les paiements reçus et ceux en attente, vous pouvez extraire les informations de la table llx_paiement_facture :
SELECT
YEAR(f.datef) AS annee,
MONTH(f.datef) AS mois,
SUM(pf.amount) AS total_paiements_recus
FROM
llx_paiement_facture pf
JOIN
llx_facture f ON pf.fk_facture = f.rowid
GROUP BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef)
ORDER BY
YEAR(f.datef), MONTH(f.datef);
Cette requête vous donne le total des paiements reçus chaque mois. Vous pouvez ensuite comparer ces données avec le chiffre d’affaires pour identifier les paiements en attente.
Analyse des avantages
Le tableau de bord que vous venez de créer offre plusieurs avantages pour "Chez Paul - Boulangerie/Pâtisserie" :
- Suivi en temps réel des performances : Vous pouvez suivre le chiffre d’affaires, les dépenses et la marge brute mois par mois.
- Visualisation des tendances : Les graphiques permettent de voir les tendances saisonnières ou les variations dans les ventes et les achats.
- Optimisation des stocks : Le suivi des mouvements de stock permet d’identifier les produits qui se vendent bien et ceux dont le stock doit être ajusté.
- Gestion des paiements : Le suivi des paiements permet de mieux gérer la trésorerie et d'anticiper les problèmes de liquidité.
- Prise de décision éclairée : Grâce à ces indicateurs, "Chez Paul" peut ajuster ses stratégies commerciales et d'approvisionnement pour maximiser la rentabilité.
Réflexion sur la mise en place
Identifiez les défis potentiels lors de la création et de l’utilisation de ce tableau de bord, et proposez des solutions pour les surmonter.